Josfc's Blog

Un copy-paste de mi vida diaria.

Trucos para outlook

Posted by josfc en 11 octubre, 2008

1. Abre Calendar, Contacts o Task List en una ventana separa

¿Harto de darles clic a los botones de navegación cada vez que quieras pasar de Inbox a Calendar y viceversa? Dale un clic derecho a cualquiera de los botones de navegación y elige Open in a New Window, y puedes conservar Calendar o Contacts abiertos en su propia ventana. Permanecerán abiertos mientras te ocupas de los mensajes; simplemente utiliza Alt-Tab para navegar entre las ventanas.

2. Exhibe múltiples fechas en el calendario

Puedes exhibir múltiples fechas no contiguas en el calendario metiéndote a la pantalla del calendario mensualde la parte superior izquierda de la ventana Calendar y dando Ctrl-click en las fechas que desees ver. Cada una de estas fechas aparecerá como columna en la pantalla principal del calendario. También puedes mostrar cualquier selección continua de fechas arrastrando el ratón sobre una serie de fechas sobre el calendario mensual.

3. Personaliza los íconos de la bandera y la categoría
Probablemente ya emplees el ícono de la bandera en la lista de mensajes para recordarte los mensajes que necesites ver en el futuro, o el ícono de categoría para ayudarte a organizar tu correo (el ícono de la bandera aparece a la derecha de cada entrada de la lista de mensajes de Outlook; el ícono de categoría es el cuadrado situado a la izquierda del ícono de la bandera). Puedes especificar qué color de bandera o qué color de categoría aparecerá de manera predeterminada cuando le des clic a estos íconos. Sólo dale un clic derecho a cualquier ícono de bandera o categoría, elige Set Quick Click, y selecciona la categoría o bandera que quieras emplear como predeterminada.

4. Emplea abreviaciones taquigráficas para las fechas y las horas
El calendario de Outlook entiende lo mismo el texto en inglés sencillo como las abreviaciones cortas en sus campos Start Time y End Time. Por ejemplo, en vez de teclear una fecha, simplemente escribe “next Tue” o “next month” y el calendario insertará la fecha correcta (“Next month” se vuelve la fecha de un mes a partir de hoy). En el campo de las horas, puedes ingresar “now” o una hora abreviada como “4p”, lo cual expandirá Outlook hasta “4:00 p.m.” La misma taquigrafía de texto sencillo funciona además en la ventana Scheduling, lo cual significa que vas al diálogo Appointment Recurrence e ingresas “next Thursday” como la hora inicial, y Outlook especificará la fecha correcta.

5. Modifica los menús de Outlook

¿Quieres que las instrucciones que usas con mayor frecuencia aparezcan en la parte superior de los menús de Outlook? Sólo elige Tools | Customize, luego la pestaña Commands, y dale clic a Rearrange Commands. En el diálogo que aparezca puedes desplazar los elementos del menú por la lista, borrar aquéllos que no emplees, y añadir los que quieras. Además puedes ahorrarte tiempo al especificar “teclas aceleradoras” que abran un elemento del menú cuando teclees una sola letra mientras dicho menú esté abierto. Para cambiar o crear una tecla aceleradora para un elemento del menú, dale clic a Modify Selection en el diálogo Rearrange Commands, e inserta un ampersand (&) inmediatamente antes de la letra del elemento del menú que hayas elegido para que sirva como tecla aceleradora.

6. Añade días festivos a tu calendario de Outlook
Si tu compañía observa días festivos de carácter religioso, u observa los mismos días honrados en la oficina central de otro país, puedes elegir añadir tales fechas festivas en el calendario de Outlook. Usa Tools | Options; en la pestaña Preferences, dale clic a Calendar Options; enseguida a Add Holidays, y coloca palomitas junto a los días feriados nacionales o religiosos que quieras marcar en el calendario.

7. Inserta datos calendáricos en tu correo electrónico
Si tu cuenta de correo electrónico está en un servidor Microsoft Exchange y estás escribiéndole a alguien más que use el mismo servidor Exchange, puedes insertar los datos de tu calendario en un correo electrónico. En la ventana de edición del mensaje, ve a la cinta Message (seleccionada de manera predeterminada), elige Calendar del grupo Include, y especifica el período de tiempo y el nivel de detalle que quieras incluir. Esta opción no está disponible si tu cuenta está en un servidor POP o IMAP.

8. Añade un contacto a partir de un mensaje de correo electrónico
Para añadir al remitente de un mensaje electrónico a Contacts, ve al propio mensaje (no a la entrada de la lista de mensajes), dale un clic derecho al nombre del remitente, y elige Add to Outlook Contacts.

9. Deshazte de add-ins indeseados
Mantén funcional y veloz a Outlook 2007 al eliminar los add-ins que instale otro software con tu permiso. Ve a Tools | Trust Center, y luego dale clic a Add-ins, halla el elemento Manage: al fondo de la ventana, asegúrate de que COM Add-ins sea el elemento vigente en ese momento, y dale clic a Go. A partir del diálogo COM Add-ins puedes inhabilitar un elemento mediante su check box, o quitarlo por completo al darle clic a Remove.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

 
A %d blogueros les gusta esto: